Slik revolusjonerer kunstig intelligens forretningshverdagen

I digitaliseringens tidsalder er det tydelig at kunstig intelligens (KI) ikke bare er en drøm for fremtiden, men at den også påvirker arbeidshverdagen i stadig større grad. KI-baserte verktøy og løsninger gir aktiviteter som skriving, oversettelse, layoutdesign og programmering et betydelig effektivitetsløft. Det finnes også klassiske områder å bruke KI på, som mønster- og feilgjenkjenning i kvalitetssikring og til overvåkingsoppgaver. Når virksomhetene innfører KI, er det viktig at de vurderer begrensningene ved teknologien og risikoene knyttet til personvern og cybersikkerhet.

Med kunstig intelligens kan maskiner handle intelligent ved hjelp av algoritmer som automatisk gjenkjenner problemer og mønstre eller forstår språk. Det finnes ulike former for KI, blant annet maskinlæring (ML), dyplæring (DL) og generisk KI:

• ML-algoritmer behandler store datamengder og kan lære av mønstrene de observerer. Eksempler: Mønstergjenkjenning for kvalitetskontroll eller autentisering
• DL lager komplekse KI-modeller som nærmer seg menneskelig intelligens. Eksempler: KI-algoritmer for roboter eller autonom kjøring 
• Generiske KI-modeller kan levere resultater automatisk fra datagrunnlaget sitt, i henhold til spesifikasjonene. Eksempel: ChatGPT fra OpenAI

Slik kan KI forenkle en rekke prosesser

Markedet tilbyr i dag en rekke KI-verktøy for et bredt spekter av oppgaver. De gir enklere arbeidsprosesser og letter medarbeiderne for tidkrevende oppgaver, for eksempel ved å forenkle og fremskynde video- og bilderedigering, og de kan optimalisere tidsstyringen ved hjelp av planleggingsverktøy. I tillegg ser overvåkings- og analyseverktøyene etter forhåndsdefinerte parametere. De sender regelmessige resultater i målgruppespesifikke rapporter til beslutningstakere eller servicepersonale. Det betyr at de alltid har en oppdatert oversikt over prosessene som er relevante for dem.

Når disse verktøyene overvåker sikkerhetsrelaterte parametere eller nøkkeltall for virksomheten, sender de automatisk ut varsler ved forhåndsdefinerte hendelser. De advarer også om akutt risiko og foreslår til og med utbedrende eller forebyggende tiltak. Slik bidrar de til selskapets sikkerhet og til optimaliserte driftsprosesser. 

KI-baserte analyseverktøy fungerer som beslutningsstøtte for et bredt spekter av problemer og er skreddersydde for spesifikke behov. For eksempel kan bruken av skrivere og multifunksjonsenheter i nettverket til virksomheten analyseres, i den hensikt å effektivisere bruken av enhetene og optimalisere ruter for medarbeiderne. IT-teamet i en virksomhet kan bruke KI-baserte verktøy til å automatisere en rekke prosesser, for eksempel i forbindelse med enhetsstyring eller onboarding. Nye medarbeidere blir deretter automatisk tildelt en standard applikasjonspakke, datakapasitet og tilgangsrettigheter i tråd med forhåndsdefinerte roller. Sluttenhetene konfigureres i henhold til brukerprofilen før levering, og registreres automatisk første gang de logger seg på nettverket. Dette gir betydelig lavere arbeidsmengde for IT-avdelingen.

Hvorfor flere og flere selskaper bruker ChatGPT 

Chatboten ChatGPT, som er basert på generisk KI, har nå blitt svært populær. Dette viser tydelig hvor allsidig generisk KI er i dag. Mange selskaper har allerede innført chatboten, for å effektivisere og forenkle ulike prosesser. Den kan instrueres til å oversette dokumenter automatisk og på få sekunder. Og like raskt kan den oppsummere e-postsamtaler eller transkribere lydfilen fra et møte til tekst og forkorte den til å inneholde bare det mest nødvendige. Det som før tok flere timer, gjør chatboten nå på en brøkdel av tiden. 

ChatGPT kan også fungere som en kilde til ideer i forbindelse med presentasjoner, konsepter og kampanjer. Medarbeiderne kan få umiddelbare innspill eller så å si ferdige tekster via chat-instruksjoner. Med kunstig intelligens er det ikke lenger nødvendig å samle en gruppe mennesker for en rask idédugnad. 

For IT-utviklere kan chatboten generere standardkode eller spesifikke verktøy i løpet av sekunder og dermed gi en mer effektiv arbeidsflyt. Det kan være til hjelp for kundestøttepersonalet. ChatGPT-baserte analyser gjør det også mulig å ta datadrevne og dermed gode IT-beslutninger: ChatGPT kan integreres i programvare for prosjektstyring, for eksempel for å analysere prosjektdata som tidsplaner, ressurstilgang og data fra tilsvarende tidligere prosjekter. På denne måten optimaliseres fordelingen av ressurser, og kostbare forsinkelser unngås. 

Chatboten kan også optimalisere IT-infrastrukturen på en lignende måte: I dette tilfellet analyserer KI nettverksrelevante data, for eksempel nettverkstrafikk og brukeratferdsmønstre samt nøkkeltall for serverytelse, og foreslår egnede optimaliseringer. IT kan for eksempel spare kostnader ved hjelp av serverkonsolidering eller tilpasse IT-ytelsen ved å omfordele nettverksressurser. Chatboten kan også brukes til å overvåke infrastrukturen kontinuerlig og gi innsikt i potensielle problemer eller avvik i sanntid. Dette muliggjør raske, proaktive tiltak og øker IT-tilgjengeligheten. 

Med KI kan oppgaver derfor utføres mye raskere og enklere enn tidligere. I tillegg sparer KI ressurser på mange forskjellige måter. 

Slik reduserer KI arbeidsbyrden for medarbeiderne og øker effektiviteten

Innføring av kunstig intelligens kan avlaste medarbeiderne på mange måter. Analyseverktøy gir et godt grunnlag for å ta beslutninger og letter dermed trykket på dem som er ansvarlige for å innføre strategier. På dette grunnlaget kan IT-ledelsen planlegge IT-prosjekter med større prosesspålitelighet, drifte infrastrukturen på en sikrere og mer effektiv måte og forbedre utformingen av nye enheter slik at de oppfyller dagens krav.

Den store fordelen ved KI er tiden den sparer.  Medarbeiderne sparer verdifull arbeidstid fordi KI i løpet av sekunder utfører de ellers så tidkrevende og avanserte dataanalysene og aktivitetene, etter behov eller automatisk. KI kan også skape nye brukerverktøy og -tjenester mye raskere og enklere enn før og bidrar dermed til mer effektivt arbeid. Dette sparer også tid. 

Og i et samfunn der faglært arbeidskraft er mangelvare, gir innføringen av KI mulighet til å utvide arbeidsområdene uten å overbelaste medarbeiderne. Dette gjelder ikke minst for IT-miljøet, der mangelen på faglært arbeidskraft er særlig høy.

Bruk av KI gjør også jobber mer attraktive. Dette skyldes at kjedelige rutineoppgaver som ofte krever høy grad av oppmerksomhet, håndteres av KI. Det blir dermed mer tid til kreative og utfordrende oppgaver. I tillegg utnyttes potensialet i ChatGPT mest effektivt når egenskapene til kunstig intelligens kombineres med menneskelig intuisjon og kreativitet. Dette gir enda mer innovative løsninger innen mange forretningsområder. Medarbeiderne må imidlertid få den opplæringen som er nødvendig for å kunne håndtere disse nye kravene.

Hvilke risikoer og begrensninger må vurderes ved innføring av KI?

Virksomheter som skal innføre KI, må også være klar over risikoene og begrensningene som følger med. KI-verktøy som ChatGPT kjøres vanligvis fra skyen, noe som gjør databeskyttelse og datasikkerhet til høyeste prioritet. Noen selskaper bruker for eksempel sin egen ChatGPT-versjon som bare brukes internt i selskapet. Personopplysninger bør likevel filtreres bort på forhånd, også her.

Hackere kan dessuten bruke KI til å utføre automatiserte angrep, og dette gjør det nødvendig å ta i bruk KI-støttede forsvarssystemer. KI er derfor både en sikkerhetsrisiko og et viktig ledd i arbeidet med å iverksette beskyttelsestiltak. 

I tillegg er det viktig å huske at resultatene ikke blir bedre enn datagrunnlaget som brukes. Datagrunnlaget for ChatGPT er ikke alltid oppdatert innen siste utvikling, samtidig som innholdet på nettet kan gi et skjevt menneskesyn. Formuleringer som “i stil med”, sikrer at opphavsrett ikke krenkes. Brukerne bør alltid kontrollere innholdet som skapes av generative KI-verktøy, og tilpasse det etter behov.

Til tross for disse forbeholdene, er én ting klart: IT-avdelinger bør definitivt ha innføring av KI på agendaen. For å sikre at dette skjer på en mest mulig hensiktsmessig måte, må det integreres i strategien og sikkerhetskonseptet for virksomheten. Virksomhetene må holde tritt med den teknologiske utviklingen og unngå ukontrollert og dermed ubeskyttet bruk av disse populære verktøyene.

KI har også funnet veien inn i utskriftsteknologien. KI kan overvåke enhetsbruk og -atferd på nettverksnivå i sanntid og varsle serviceteamet om eventuelle tekniske problemer på et tidlig stadium, for å forhindre driftsstans.

Kunstig intelligens gjør det også enklere for IT-teamene å identifisere atferdsendringer knyttet til utskriftskrav. Dette gjør det mulig å tilpasse det eksisterende utskriftslandskapet mer effektivt etter de gjeldende forholdene. De innhentede dataene viser for eksempel om de ulike funksjonene til enhetene er optimalisert, og om annet utstyr eller et annet installasjonssted kan være mer kostnadseffektivt eller brukervennlig. Dette er spesielt gunstig for virksomheter som har innført fleksible arbeidsordninger. 

Virksomheter som bruker KI-støttet eller Managed Print Services, har et automatisk system for håndtering av utskrifter. Dette systemet forenkler vedlikeholdet av det eksisterende systemlandskapet. Slik blir det mulig å identifisere og utbedre feil raskere. I tillegg vet enheten automatisk når det begynner å bli tomt for forbruksvarer som blekkpatroner eller tonerkassetter, og kan selv legge inn en ny bestilling. Enhetene kan dermed brukes problemfritt og uten avbrudd. Det gir en betydelig redusert arbeidsbyrde for både brukere og servicepersonale.

KI og automatisering har vært en del av hverdagen i lang tid allerede, og påvirkningen blir stadig større i takt med økt digitalisering. Til syvende og sist er dette verktøy som må tilpasses til forhåndsdefinerte formål og innføres på en bestemt måte. En strategisk plan er derfor nødvendig for å ta i bruk KI. Det kan være lurt å samarbeide med eksterne servicepartnere som har KI-ekspertise, for å utvikle og innføre KI på en måte som oppfyller kravene.

Oppdag Managed Print Services