Slik kan outsourcing av utskrifter hjelpe deg med å forstå virksomheten din bedre

Å få hjelp utenfra kan være en smart måte å få tilgang til spisskompetanse for strategiske initiativer på, for eksempel digital transformasjon, migrering til nettskyen eller utvikling av en KI-strategi i verdensklasse.

Men outsourcing er ikke bare for avanserte prosjekter. Å velge riktig partner kan utgjøre en stor forskjell innen mindre profilerte, men kritisk viktige områder, som utskrifter. 

Utskrifter har tross alt fortsatt en avgjørende rolle i næringslivet. I Europa oppgir 43 prosent av bedriftene at papirdokumenter er avgjørende for forretningsprosessene deres, ifølge en IDC-undersøkelse, mens 28 prosent viser til lovpålagte krav om å oppbevare papirdokumenter. Over tre fjerdedeler oppgir at de må opprettholde eller øke antallet utskrifter av regnskaps- og økonomidokumenter.  

Det er altså gode grunner til at både store og mellomstore bedrifter bør være mer oppmerksomme på hvordan de håndterer utskriftene sine. Eller finne en utskriftspartner som kan håndtere utskrifter for dem. 

Ved å henvende seg til en spesialist innen MPS (Managed Print Services) kan IT-beslutningstakere håndtere utfordringer innen sikkerhet, effektivitet, bærekraft eller samsvar, som påvirker medarbeidere i hele organisasjonen. Det gjør det også enklere for IT-ledere å håndtere manglende kompetanse, samtidig som det reduserer risiko og frigjør intern ekspertise som kan ha fokus på de viktigere spørsmålene innen transformasjon.

Hva kan du forvente av MPS-tjenesten

Samtidig er dokumentutskrift under lupen på grunn av økt fokus på bærekraft. Når utskriftene håndteres dårlig, kan ressurser som energi, papir, blekk og toner gå til spille. Dette er en stor utfordring for bærekraften. Men det er også negativt for balanseregnskapet og kan utgjøre en sikkerhets- og databeskyttelsesrisiko.

Ved å outsource eller velge en utskriftspartner kan alle disse problemene løses. Imidlertid har fokuset ofte vært altfor mye rettet mot virksomheten til hovedkontoret, i stedet for å finne desentraliserte løsninger i tråd med de utvidede behovene i dagens virksomheter.  

Dette kan skape en rekke forskjellige problemer. 

Ansvaret for å håndtere og kjøpe inn forbruksvarer og utstyr på lavere, lokalt nivå kan lett falle på ansatte med begrenset kunnskap. Det kan bety at forbruksvarer, eller til og med utstyr, kjøpes inn tilfeldig og uplanlagt, slik at bedriften ikke får beste valuta for pengene. Mer bekymringsfullt er det at bruk av hjemmeenheter eller manglende bevissthet om konfidensialitetsprotokoller skaper risiko for dataeksponering. Lokale medarbeidere kan til og med ende opp med å kjøpe enheter av ukjent merke, noe som kan utgjøre alvorlige sikkerhetsrisikoer når de kobles til nettverket.

Derfor er tillit avgjørende, forklarer Phil White, MPS-ansvarlig og utskriftsekspert hos Brother. ”Det vi mener med Managed Print Services (MPS), spesielt for større bedrifter, er at infrastrukturen for utskrifter og dokumenter outsources til en betrodd leverandør på alle arbeidsplasser, både hjemme og på selve kontoret.”

Med en moderne MPS-tjeneste samles utgiftene til utskrifter og dokumenter på ett enkelt kostnadssenter. Det gjør kostnadene langt mer synlige og enklere å spore. I tillegg blir medarbeidernes bruk av utskriftsressurser langt mer oversiktlig og dermed håndterbar, enten det handler om å sikre at de har riktige forbruksvarer til den beste prisen eller at de bruker utskriftsressursene på en bærekraftig måte.

Denne innsikten i hva de ansatte egentlig gjør, bidrar også til sikkerheten. Når MPS-partneren har fokuset på alle avdelingene og ikke bare på hovedkontorene, forsvinner trusselen om at tilfeldige, ikke-godkjente enheter blir koblet til nettverket. ”Fordelen med dette er at du får mer kontroll og at løsningen blir langt sikrere”, sier Phil.

Dette er en åpenbar bekymring for en virksomhet med flere avdelinger eller satellittkontorer, men det er like viktig for legekontorer eller andre helseinstitusjoner der konfidensialitet er avgjørende, samt for transport- og logistikkleverandører og andre desentraliserte virksomheter.

Og dette behovet for tillit betyr at den som skal skrive ut en resept eller en faktura, kan være trygg på at enheten fungerer hver gang den trengs.

Du trenger en skriver og en utskriftspartner du kan stole på

Når du skal velge en potensiell partner, er det derfor viktig å ha en klar idé om hva du virkelig ønsker å oppnå. Dette handler ikke om IT, sier Phil. Spørsmålet er heller: ”Hvilket forretningsresultat ønsker du å oppnå?”

”Deretter må du finne en partner som forstår virksomheten din, som forstår resultatene du prøver å oppnå som organisasjon og som IT-avdeling, som økonomiavdeling og på driftsnivå.”

Alle organisasjoner er forskjellige, og en potensiell leverandør må forstå dette, i stedet for bare å presentere en ferdig mal på dag én. ”Det er viktig at de tar seg tid til å være virkelig rådgivende”, sier Phil.

Ideelt sett bør de hjelpe deg med å avdekke utfordringer du ikke visste at du hadde, enten det handler om ansatte som betaler for mye for forbruksvarer, eller forretningsprosesser som blir forstyrret av ineffektiv infrastruktur. Og de bør kunne tilby deg en løsning som er fleksibel nok til å gi de resultatene du ønsker å oppnå, og håndtere alle de utfordringene organisasjonen står overfor. 

I Brother sitt tilfelle er MPS-løsningen desentralisert fra starten av, og den underliggende infrastrukturen hostes i skyen. Dessuten, forklarer Phil, forstår Brother at forskjellige selskaper har forskjellige behov og preferanser når det gjelder dokumenthåndtering, og MPS-plattformen er derfor uavhengig av programvare for dokumentadministrasjon.

”Vår rådgivende tilnærming handler om å forstå hva dokumenter betyr for en virksomhet, og hvordan de best kan tilpasses virksomhetens mål”, sier han. 

Kundene skal derfor ikke være redde for å se etter en MPS-avtale der tjenesten er knyttet til forretningsmålene de prøver å oppnå. Det kan til og med bety at tjenesteleverandørene straffes med bøter hvis virksomhetens mål for løsningen ikke oppnås, enten det dreier seg om å redusere kostnader eller antallet dokumentutskrifter.

Ingen vil påstå at utskrifter er et like hett tema for teknologilederne som kunstig intelligens eller robotteknologi. Men selv om utskrifter kanskje ikke regnes som et eksistensielt problem for en organisasjon, kan kundetilfredshet, datasikkerhet eller bedre produktivitet være det.

Som Phil forklarer: ”Det er verdien av dokumentet som er det viktige”.

Det er tydelig at de beste strategiene for outsourcing av utskrifter begynner med en åpen dialog og bygger på tillit på lang sikt. Ta en titt på utvalget vårt av MPS-løsninger for en uforpliktende samtale om hvordan Brother og MPS-partnerne våre kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av utskriftsinfrastrukturen din.